La signature électronique avec le notaire : un processus fiable et sécuritaire
Depuis le début de la pandémie, les notaires du Québec peuvent signer des actes notariés à distance. Cette procédure exceptionnelle a été prolongée jusqu’au 1er septembre 2021. Alors, comment ça se passe, une signature électronique ?
Une rencontre virtuelle
Tout d’abord, le notaire a besoin de votre adresse courriel. Vous y recevrez votre invitation pour une rencontre virtuelle sur Microsoft Teams, et plus tard, le lien pour accéder au document à signer sur la plateforme sécurisée ConsignO Cloud. Assurez-vous d’avoir une caméra et un microphone fonctionnels, ainsi qu’une connexion Internet fiable.
Une fois la séance démarrée, le notaire vous partage son écran afin que vous puissiez lire le document. Au besoin, des modifications sont apportées. Lorsque la rencontre s’achève et que toutes les explications ont été données, le notaire entame le projet pour la signature sur ConsignO Cloud.
L’authentification, une étape clé
Il est possible que les documents requièrent la signature de plusieurs personnes. Dans ce cas, la première personne reçoit par courriel le lien pour accéder au document. Une fois sur ConsignO Cloud, un second facteur d’authentification est demandé, par exemple une série de chiffres envoyée par texto. Si la personne n’a pas de cellulaire, cela se fait par message vocal sur sa ligne fixe. Sinon, le notaire peut avoir préparé un mot de passe à une question secrète qu’il partagera avec la personne à cette étape. Lorsque la série de chiffres ou le mot de passe a été entré, le document à signer apparaît.
La signature électronique : un jeu d’enfant
Au bas de l’écran, vers la droite, se trouve un bouton pour approuver et signer. S’il y a plusieurs documents différents à signer, un clic par document est nécessaire. Lorsque tous les documents sont approuvés, un message indique que le projet a été complété avec succès. Le notaire reçoit une confirmation que la première personne a bien signé.
Si un ordre de signatures a été établi, la seconde personne reçoit ensuite l’invitation par courriel, et ainsi de suite. Lorsque toutes les parties ont terminé le processus, il ne reste plus qu’au notaire à signer le document et à y ajouter la date et le numéro en minute.
Être visible : une condition essentielle
Le notaire doit vous voir lorsque vous signez le document, sans quoi la signature est invalide et tout le processus devra être refait. De plus, une fois que vous avez signé, aucune modification ne peut être effectuée. Il faut donc lire attentivement le document avant la signature et vérifier que votre nom est bien épelé…
En temps normal, la clôture d’un acte notarié nécessite la signature des parties en présence du notaire. La signature électronique facilite le processus en cette période de crise sanitaire, sans compromettre la qualité et la fiabilité des documents. N’attendez plus pour conclure une transaction immobilière, planifier votre succession ou aller de l’avant avec vos projets, et prenez rendez-vous!